近日在社交媒體上有網民提出，在職場上用 Excel 交接工作時，同事的一些使用習慣會令接手處理資料的人很痛苦，惹來不少共鳴。原來當自己的工作習慣影響到別人時，會暗暗積累怨氣，果然是「沒有無緣無故的恨」。如果你在傳送一個 Excel 檔案給同事後，發現同事口黑面黑，不願和你說話，你很有可能已經無意中用了這些在同事眼中的 4 個 Excel 禮儀禁忌。
💢 Merge Cell 合併儲存格
合併儲存格是很多著重版面美觀性的同事常用的功能，但在負責處理大量資料的同事眼中，用了這個功能後不但令 VLOOKUP / HLOOKUP / XLOOKUP 等常用的 Formulas (公式) 出錯，更不能進行 Pivot Table (樞紐分析表) / Filter (篩選) 等程序。
- 替代方案：可使用 Center Across Selection (跨欄置中)，外觀效果一樣，但不阻礙同事處理資料。
- 用法：選取平時想合併的儲存格 ➔ Right Click (按右鍵) ➔ 選擇 Format Cells (儲存格格式) ➔ 在彈出的 Window (視窗) 中選擇 Alignment (對齊方式) 的 Tab (標籤) ➔ 在 Horizontal (水平) 中選擇 Center Across Selection (跨欄置中)
💢 Hide Column/ Row 隱藏資料列/欄
當把檔案交給同事前，請將所有 Hidden Column/ Row (已隱藏的列/欄) 復原，因為接手的同事很難馬上察覺某些列或欄被隱藏，往往在資料處理到一半、出現錯誤時才發覺，工序很可能要由頭再做起。另外，如果檔案是共用，會令其他使用者誤會資料缺失，引起不便。
- 替代方案：可使用 Group (群組)，效果一樣，但同事能馬上察覺並輕易 Ungroup (取消群組)。
- 用法：選取平時想隱藏的列/欄 ➔ 在頂部 Ribbon (工具列) 中選擇 Data (資料) 的 Tab (標籤) ➔ 選擇 Outline (大綱) 中的 Group (群組)
💢 Blank Space after Data 數據後的空白鍵
如果 Data (資料) 的後方有 Space (空白鍵)，會令後續常用的 Formulas (公式) 出錯，同事必須逐個儲存格檢查並且整理。
- 檢查方法：如果你的打字習慣是每逢打完一個字後都按空白鍵，而你又不肯定自己是否在入資料時忘了改這習慣，你可以用不同功能做檢查，以下是其中一個方法：假如你入的資料在 Cell (儲存格) A1，在空白的儲存格 A2 輸入 =LEN(A1) <> LEN(TRIM(A1))，顯示 TRUE：代表這格有問題！含有隱形的空白。顯示 FALSE：代表這格很乾淨，沒有多餘的空白。
💢 View Just Mine 僅檢視我的項目
在 Excel 網頁版 或 Microsoft 365 共同編輯中，當多人在同一份雲端表格工作，而你要進行篩選或其他改變資料表外觀的動作，請在系統彈出提示時，選取 View just mine (僅檢視我的項目)。這樣選擇後不會改變其他使用者的視角，令你和同事可進行各自的工作。
- 注意：有時即使你點選了 View just mine （僅檢視我的項目），別人的 Sorting（排序）依然會打亂你的畫面，這是一個普遍已知的Bug （系統漏洞）。
- 改善方法：Create Own View 建立命名檢視
進入共用的 Excel 檔案 ➔ 在頂部 Ribbon (工具列) 中選擇 View (檢視) 的 Tab (標籤) ➔ 在 Sheet View (工作表檢視) 中選擇 New (新檢視) ➔ 點選 Temporary View (暫時檢視) 並改名，例如：Peter’s View ➔ 按 Save (保存)。
當你每一次用這個檔案時都選擇自己的檢視，穩定性會加強。
⚠️ 注意：因應 Microsoft 系統會不定期更新，操作介面與方法可能會隨時間有所變動，實際使用時請以官方最新步驟為準。
下篇預告：另外 4 個Excel 的禮儀
Ever sent an Excel file and noticed your colleague giving you the cold shoulder? Your Excel habits might be causing resentment. Avoid these 4 common Excel sins:
💢 Merge Cells
Merged cells break data structures, ruin formulas (VLOOKUP/XLOOKUP), and block Pivot Tables/Filters.
• Alternative: Use “Center Across Selection” for the same look without breaking data.
• How: Select cells ➔ Right Click ➔ Format Cells ➔ Alignment tab ➔ Horizontal ➔ Center Across Selection.
💢 Hide Column/Row
Always unhide before handoff. Colleagues won’t notice hidden data until formulas break halfway. In shared files, it causes confusion.
• Alternative: Use “Group” to leave clear toggle buttons.
• How: Select rows/cols ➔ Data tab ➔ Outline ➔ Group.
💢 Trailing Spaces
Extra spaces after data cause formula errors, forcing colleagues to clean cells manually.
• Check: Use =LEN(A1)<>LEN(TRIM(A1)). TRUE means it has invisible spaces; FALSE means it’s clean.
💢 View Just Mine
In shared M365/Web files, choose “View just mine” when filtering to avoid messing up others’ screens.
• Note: A known bug allows others’ Sorting to still disrupt your view.
• Fix: View tab ➔ Sheet View ➔ New ➔ Click “Temporary View” to rename it (e.g., Peter’s View) ➔ Save. Named views are more stable.
⚠️ Note: UI may vary due to Microsoft updates. Refer to official steps if needed.
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參考資料 Reference:
Threads (截至截稿為止，原文依然無法檢視。As of press time, the original post remains unavailable for viewing. )