最近社交媒體上有網民提出一些同事的共用資料夾使用習慣，令人感到困擾，畢竟不是每間公司都有文件管理系統 (DMS)，通常都會使用共用資料夾如SharePoint、Google Shared Drive、File Server 等，而這些公用的地方，大家每天都會頻繁使用。預先掌握一些大家會介意的禮儀禁忌，會令你表現專業之餘，形象亦不會被暗地裡扣分。尤其是作為上司/經理的人士要特別留意，因為下屬會把你的習慣看在眼內，未必會直接向你表達意見。以下為大家整理了 3 個共用資料夾的禮儀：
💢 檔案或資料夾的命名方式 – 依版本號碼
例子 (一) 猜猜以下那個是最後的版本？
contract_v1_by john doe
contract_v1_revised
contract_v2_revised_by janeD_final
contract_v2_revised_final
單憑以上的命名方式，我們其實都無法得知那個是最終版本。不如大家共同建立一個共用的命名方式，一目了然。
建議例子 (一) 共同決定以「名字_版本號碼(3位數)_作者」作為名稱，並且每改變一次都轉換版本號碼：
contract_v001_JohnDoe
contract_v002_JohnDoe
contract_v003_JaneD
contract_v004_JaneD
💢 檔案或資料夾的命名方式 – 依日期
例子 (二)
proposal 1 Jun 2026
proposal 5 Oct 2025
proposal 12 Jul 2025
proposal 30 Apr 2026
proposal 30 Jun 2025
以上以日期命名的方式雖然是清晰，但在Sorting (排序) 時卻不能按日期將檔案或資料夾由舊至新排列，令同事難以尋找目標檔案。
建議例子 (二) 共同決定以「名字_日期(YYYYMMDD)」作為名稱，方便把檔案或資料夾由舊至新/由新至舊排列：
proposal 20250630
proposal 20250712
proposal 20251005
proposal 20260430
proposal 20260601
🤔 為何要改命名方式，而不用 Date Modified (修改日期) 來排序？
因為修改日期有時候不會如你預期般顯示最後修改日期，以下是兩種常見情況。
情況 (一)：修改一個在 Folder A (資料夾 A) 內的 File 01 (文件檔案01) 後，資料夾 A 的修改日期並不會改變，只有文件檔案01的修改日期會改變，導致我們無法靠資料夾的修改日期得知那個資料夾被最後修改。
情況 (二)：最後的版本是File 99 (文件檔案99) ，但有同事打開了一個舊的 File 01 (文件檔案01)，然後不小心按了 Save (儲存)，文件檔案 (01) 的修改日期就會變成最近，但文件檔案99才是最後的版本。
💢 隨意改變資料夾的顏色 (SharePoint/ OneDrive)
現在SharePoint 或 OneDrive 的用戶，可以根據個人喜好改變Folder (資料夾) 的顏色。雖然可以改變顏色方便分類，但在公用的地方改顏色，所有同事的視角都會同步變色。除非已經與同事達成共識，否則都盡量避免突然無預告地將資料夾從原本的黃色改成其他顏色，因為此舉會被誤讀為霸道或自我中心。
下篇預告：共用資料夾的禮儀 (02)
We’ve recently noticed netizens venting about frustrating shared folder habits. Since not every company uses a Document Management System (DMS), most rely on shared spaces like SharePoint, Google Shared Drive, or File Servers. These are tools we use daily. Mastering basic etiquette not only keeps things professional but also saves your reputation from being silently damaged. Managers, take note—your team is watching, even if they stay quiet! Here are 3 essential rules:
💢 Naming Conventions – Version Control
Example 1: Which one is the actual final version?
contract_v1_by john doe
contract_v1_revised
contract_v2_revised_by janeD_final
contract_v2_revised_final
You can’t tell, right? Let’s establish a unified naming system for instant clarity.
Recommendation: Use [Name_v3-digit-version_Author]contract_v001_JohnDoe
contract_v002_JohnDoe
contract_v003_JaneD
contract_v004_JaneD
💢 Naming Conventions – Date Formats
Example 2: Named by date, but a sorting nightmare:
proposal 1 Jun 2026
proposal 5 Oct 2025
proposal 12 Jul 2025
proposal 30 Apr 2026
proposal 30 Jun 2025
While clear, this format messes up the chronological sorting, making files hard to find.
Recommendation: Use [Name_YYYYMMDD] for perfect sorting.
proposal 20250630
proposal 20250712
proposal 20251005
proposal 20260430
proposal 20260601
🤔 Why not just rely on “Date Modified”?
Windows doesn’t always update this date the way you expect:
- Scenario 1: Updating a file inside Folder A won’t change the modified date of Folder A itself. You can’t track folder activity this way.
- Scenario 2: If a colleague accidentally hits “Save” on an old file (v001), its modified date jumps to today, masking the real latest version (v099).
💢 Changing Folder Colors (SharePoint/OneDrive)
Changing folder colors is great for personal organization, but on a shared space, the color changes for everyone. Unless agreed upon, avoid changing the default yellow folders unannounced. It can easily come off as self-centered.
Next Time: Shared Drive Etiquette (02)
參考資料 Reference:
Threads, 個人經驗所談 Personal experience